Eğitimin Amacı

Bu eğitimin amacı; katılımcıların iş süreçlerini uçtan uca analiz edebilmelerini, süreç içerisindeki gereksiz adımları, beklemeleri, tekrar işleri, kontrol ve onay noktalarını belirleyebilmelerini ve süreç performansını artıracak daha sade iş akışları tasarlayabilmelerini sağlamaktır.

Program; süreç haritalama, değer analizi, çevrim süresi, darboğaz, rol ve sorumluluklar, standartlaştırma, dijitalleşme ve performans göstergelerini birlikte ele alarak süreç iyileştirmeyi somut iş sonuçlarına dönüştüren uygulamalı bir yaklaşım sunar.

Eğitim Sonunda Katılımcılar Neler Yapabilir?

• Bir iş sürecini başlangıçtan sonuca kadar sistematik biçimde haritalayabilir.
• Değer yaratan ve değer yaratmayan süreç adımlarını birbirinden ayırabilir.
• Gereksiz kontrol, onay ve karar noktalarını belirleyebilir.
• Bekleme, devir ve tekrar işlerinden kaynaklanan süreç kayıplarını ölçebilir.
• Süreç içerisindeki darboğazları ve kapasite kısıtlarını analiz edebilir.
• Rol ve sorumluluk çakışmalarını belirleyebilir.
• Süreç çevrim süresini ve gerçek işlem süresini karşılaştırabilir.
• Form, doküman ve bilgi akışını sadeleştirebilir.
• Standardizasyona uygun süreç alanlarını belirleyebilir.
• Dijitalleştirme ve otomasyona uygun faaliyetleri seçebilir.
• Gelecek durum süreç tasarımını oluşturabilir.
• Süreç iyileştirmelerini KPI ve aksiyon planlarıyla sürdürülebilir hale getirebilir.

Eğitim İçeriği

İş Süreçlerine Sistem Bakışı ve Süreç Mantığı

• Fonksiyonel çalışma ile süreç bazlı çalışma yaklaşımının karşılaştırılması
• Sürecin başlangıç, bitiş, girdi, çıktı ve müşteri unsurlarının belirlenmesi
• Ana süreç, alt süreç ve faaliyet seviyelerinin ayrıştırılması
• Süreç müşterilerinin ve beklentilerinin tanımlanması
• Süreçler arasındaki bağımlılıkların görünür hale getirilmesi
• Süreç performansının şirket performansı üzerindeki etkisinin değerlendirilmesi

Mevcut Durum Süreç Haritalama ve Analiz

• Mevcut iş akışının adım adım ortaya çıkarılması
• Süreç akış şemalarının ve yüzme kulvarı diyagramlarının kullanılması
• Faaliyet, karar, kontrol ve bekleme noktalarının ayrıştırılması
• Bölümler arası devir noktalarının belirlenmesi
• Süreç içerisindeki bilgi ve doküman akışının haritalanması
• Gerçek süreç ile yazılı prosedür arasındaki farkların belirlenmesi

Değer Yaratan ve Değer Yaratmayan Faaliyetlerin Ayrıştırılması

• Faaliyetlerin müşteri ve iş sonucu açısından değerinin sorgulanması
• Zorunlu ancak değer yaratmayan faaliyetlerin belirlenmesi
• Tekrarlanan veri girişlerinin ve mükerrer işlerin analiz edilmesi
• Gereksiz kontrol ve doğrulama faaliyetlerinin belirlenmesi
• Gereksiz raporlama ve dokümantasyon yükünün değerlendirilmesi
• Ortadan kaldırılabilecek faaliyetlerin önceliklendirilmesi

Onay, Karar ve Organizasyonel Devir Noktalarının Sadeleştirilmesi

• Çok kademeli onay yapılarının süreç süresine etkisinin değerlendirilmesi
• Karar yetkilerinin gereksiz biçimde yukarı taşındığı alanların belirlenmesi
• Paralel ve seri onay mekanizmalarının karşılaştırılması
• Yetki sınırlarının ve karar kurallarının sadeleştirilmesi
• Bölümler arası devir sayısının azaltılması
• Süreç sahipliği ve hesap verebilirliğin güçlendirilmesi

Çevrim Süresi, Bekleme ve Darboğaz Analizi

• Gerçek işlem süresi ile toplam çevrim süresinin ayrıştırılması
• Süreç içerisindeki bekleme sürelerinin görünür hale getirilmesi
• Kuyruk oluşumlarının ve iş birikimlerinin analiz edilmesi
• Darboğaz faaliyetlerin süreç performansına etkisinin belirlenmesi
• İş yükü ve kaynak kapasitesi arasındaki dengesizliğin değerlendirilmesi
• Süreç süresini kısaltacak hızlı kazanım alanlarının belirlenmesi

Standartlaştırma, Hata ve Yeniden İşleme Azaltma

• Süreç varyasyonlarının hata ve gecikme üzerindeki etkisinin değerlendirilmesi
• Standart iş yöntemlerinin oluşturulması
• Eksik veya hatalı bilgi nedeniyle oluşan yeniden işlerin analiz edilmesi
• Kontrol ihtiyacını kaynağında azaltacak süreç düzenlemelerinin geliştirilmesi
• Kontrol listeleri ve standart formların doğru kullanımının belirlenmesi
• Süreç standardının sürdürülebilirliğini sağlayacak yönetişim yapısının oluşturulması

Dijitalleşme ve Otomasyon Öncesi Süreç Sadeleştirme

• Karmaşık bir sürecin doğrudan dijitalleştirilmesinin yaratacağı risklerin değerlendirilmesi
• Otomasyon öncesinde kaldırılması gereken gereksiz süreç adımlarının belirlenmesi
• Tekrarlanan ve kurala dayalı faaliyetlerin otomasyon açısından değerlendirilmesi
• Manuel veri girişlerinin azaltılması ve veri kaynağının tekilleştirilmesi
• İnsan kararı gerektiren faaliyetler ile otomatikleştirilebilir faaliyetlerin ayrıştırılması
• Dijital süreç tasarımında kullanıcı deneyimi ve işlem kolaylığının değerlendirilmesi

Gelecek Durum Tasarımı ve Süreç Performans Yönetimi

• Mevcut durum analizinden gelecek durum süreç tasarımına geçilmesi
• Kaldır, birleştir, yeniden sırala ve sadeleştir yaklaşımının uygulanması
• Yeni süreçte rol, sorumluluk ve karar noktalarının yeniden tanımlanması
• Çevrim süresi, kalite, maliyet ve hizmet seviyesi KPI'larının belirlenmesi
• Hızlı kazanımlar ile yapısal dönüşüm projelerinin ayrıştırılması
• Süreç iyileştirme aksiyon planının ve uygulama yol haritasının hazırlanması

Uygulamalar ve Vaka Çalışmaları

Katılımcılara talep oluşturma, onay, kontrol, veri girişi, raporlama ve farklı bölümler arası devirlerden oluşan örnek bir iş süreci verilir. Mevcut durum süreç haritası oluşturularak değer yaratmayan faaliyetler, beklemeler, tekrar işler ve gereksiz onay noktaları belirlenir.

İkinci uygulamada süreç adımlarının işlem ve bekleme süreleri analiz edilir. Katılımcılar toplam çevrim süresinin ne kadarının gerçek işlemden, ne kadarının bekleme ve organizasyonel devirlerden oluştuğunu hesaplayarak darboğazları ve hızlı kazanım alanlarını belirler.

Son çalışmada mevcut süreç yeniden tasarlanır. Kaldırılacak, birleştirilecek, otomatikleştirilecek ve standardize edilecek faaliyetler belirlenerek gelecek durum süreç haritası, hedef KPI'lar ve 90 günlük uygulama planı hazırlanır.

Kimler Katılmalı?

• Süreç yönetimi ve süreç geliştirme ekipleri
• Sürekli iyileştirme ve operasyonel mükemmellik profesyonelleri
• Üretim ve operasyon yöneticileri
• Kalite yöneticileri ve kalite mühendisleri
• Endüstri mühendisleri
• Satınalma ve tedarik zinciri ekipleri
• Finans ve muhasebe süreçlerinden sorumlu profesyoneller
• İnsan kaynakları ve idari süreç yöneticileri
• Satış, müşteri hizmetleri ve ticari operasyon ekipleri
• Dijital dönüşüm ve süreç otomasyonu projelerinde görev alan yöneticiler

Eğitim Yöntemi

Eğitim; gerçek iş hayatına yakın süreç akışları, süreç haritalama, çevrim süresi analizleri, değer yaratmayan faaliyetlerin belirlenmesi, darboğaz çalışmaları ve gelecek durum tasarımı uygulamalarıyla yürütülür.

Katılımcılar mevcut süreçleri yalnızca çizmekle kalmaz; her adımın neden var olduğunu sorgular, işlem ile bekleme sürelerini ayrıştırır ve daha az adım, daha az onay, daha az devir ve daha düşük hata riski içeren yeni süreçler tasarlar.

Kuruma özel eğitimlerde satınalma, finans, insan kaynakları, üretim, kalite, satış veya lojistik süreçlerinden seçilen gerçek bir iş akışı anonimleştirilerek eğitim sırasında analiz edilebilir ve kuruma özgü gelecek durum süreç tasarımı oluşturulabilir.

Süre

14 Saat / 2 Tam Gün

Kurumun gerçek süreçleri üzerinden mevcut durum haritalama, süre analizi, sadeleştirme, gelecek durum tasarımı ve uygulama yol haritası hazırlanması istenirse program üç günlük uygulamalı süreç iyileştirme çalıştayına genişletilebilir.