Eğitimin Amacı

Eğitimin amacı; katılımcıların ihale sürecini planlayabilmelerini, ihtiyacı ve değerlendirme kriterlerini açık biçimde tanımlayabilmelerini, karşılaştırılabilir teklif yapısı oluşturabilmelerini, teklifleri teknik, ticari ve risk boyutlarıyla değerlendirebilmelerini ve ihale sonucunu uygulanabilir bir sözleşme yapısına dönüştürebilmelerini sağlamaktır.

Program; ihale hazırlığı, tedarikçi iletişimi, teklif yönetimi, değerlendirme, karar, sözleşme ve performans takibini birbirinden kopuk aşamalar yerine aynı ticari yönetim sürecinin devamı olarak ele alır.

Eğitim Sonunda Katılımcılar Neler Yapabilir?

• İhale sürecini ihtiyacın oluşumundan sözleşme kapanışına kadar yapılandırabilir.
• Uygun ihale ve teklif toplama yöntemini belirleyebilir.
• Teknik ve ticari gereksinimleri açık ihale dokümanlarına dönüştürebilir.
• Tedarikçi ön yeterlilik kriterleri oluşturabilir.
• Tekliflerin karşılaştırılabilirliğini sağlayacak veri yapısı kurabilir.
• Teknik ve ticari değerlendirme kriterlerini birbirinden ayırabilir.
• Fiyatın yanında toplam maliyet, kapasite, kalite ve risk kriterlerini kullanabilir.
• Ağırlıklı teklif değerlendirme modelleri oluşturabilir.
• İhale sonrası ticari müzakere sürecini yönetebilir.
• İhale sonucunu sözleşme hükümlerine dönüştürebilir.
• Sözleşme değişikliklerini ve performans sapmalarını takip edebilir.
• İhale sonuçlarından sonraki satınalma süreçleri için öğrenme üretebilir.

Eğitim İçeriği

İhale ve Sözleşme Süreçlerinin Temelleri

• İhalenin satınalma süreci içindeki yeri
• İhale, teklif toplama ve doğrudan satınalma arasındaki farklar
• Rekabet, şeffaflık ve karşılaştırılabilirlik ilkeleri
• İhale sürecinde görev, yetki ve sorumluluklar
• Teknik, ticari ve finansal değerlendirme boyutları
• İhale başlangıcından sözleşme kapanışına süreç haritası

İhtiyaç Tanımı ve İhale Hazırlığı

• Satınalma ihtiyacının kapsam ve sınırları
• Miktar, kalite, teslimat ve hizmet gereksinimleri
• Mevcut tedarik pazarı ve potansiyel tedarikçi yapısı
• İhale yöntemi ve rekabet seviyesinin seçimi
• İhale takvimi ve kritik karar noktaları
• İhale ekibi, değerlendirme rolleri ve karar yetkileri

Şartname ve İhale Dokümanlarının Hazırlanması

• Teknik şartnamenin kapsamı ve açıklık düzeyi
• Performans esaslı ve detay esaslı şartname yaklaşımları
• Teklif formatı ve zorunlu bilgi alanları
• Fiyat, ödeme, teslimat ve garanti koşulları
• Değerlendirme kriterleri ve ağırlıkların önceden tanımlanması
• Belirsizlik, çelişki ve yoruma açık hükümlerin kontrolü

Tedarikçi Daveti, Teklif Toplama ve Süreç İletişimi

• Potansiyel tedarikçi listesi ve ön yeterlilik
• Tedarikçi davet süreci ve ihale takvimi
• Tedarikçi soruları ve açıklama mekanizması
• Doküman değişiklikleri ve eşit bilgilendirme ilkesi
• Teklif teslim koşulları ve son tarihler
• Tekliflerin kayıt, gizlilik ve izlenebilirlik yapısı

Teklif Analizi ve Değerlendirme Yönetimi

• Tekliflerin şekil ve kapsam açısından ön kontrolü
• Teknik uygunluk ve ticari uygunluk ayrımı
• Fiyatların ortak karşılaştırma tabanına dönüştürülmesi
• Toplam maliyet ve ödeme koşullarının etkisi
• Kalite, kapasite, teslimat ve tedarik riski kriterleri
• Ağırlıklı puanlama ve teklif değerlendirme matrisi

Ticari Müzakere, Karar ve Sözleşmeye Geçiş

• Kısa liste ve müzakere edilecek tedarikçilerin seçimi
• Hedef fiyat ve kabul edilebilir ticari sınırlar
• Fiyat dışı değişkenler ve ticari takas alanları
• Son teklif ve en iyi ticari koşul yaklaşımı
• İhale kararının gerekçelendirilmesi ve kayıt yapısı
• İhale sonuçlarının sözleşme hükümlerine aktarılması

Sözleşmenin Uygulanması ve Değişiklik Yönetimi

• Sözleşme başlangıcı ve sorumlulukların devreye alınması
• Fiyat, teslimat, kalite ve hizmet taahhütlerinin takibi
• Kapsam, miktar ve teslimat değişiklikleri
• Fiyat güncelleme ve ek maliyet talepleri
• Gecikme, uygunsuzluk ve performans sapmaları
• Değişikliklerin kayıt, onay ve sözleşme bağlantısı

Sözleşme Kapanışı, Performans ve Sürekli İyileştirme

• Tedarikçi performansının sözleşme sonuçlarıyla karşılaştırılması
• Fiyat, kalite, teslimat ve hizmet sonuçları
• İhale hedefleri ile gerçekleşen ticari sonuç arasındaki fark
• Açık yükümlülükler ve kapanış kontrolü
• Tedarikçi performansının gelecekteki ihalelere aktarılması
• İhale ve sözleşme süreci gelişim yol haritası

Uygulamalar ve Vaka Çalışmaları

Katılımcılara teknik gereksinimler, tahmini miktarlar, teslimat koşulları ve potansiyel tedarikçilerden oluşan gerçek hayata yakın bir ihale vakası verilir. İhale yöntemi, teklif formatı, değerlendirme kriterleri ve süreç takvimi oluşturularak ihale dosyası yapılandırılır.

İkinci uygulamada fiyat, ödeme, kapasite, kalite ve teslimat performansı farklı olan tedarikçi teklifleri değerlendirilir. Teklifler ortak karşılaştırma tabanına dönüştürülür, ağırlıklı değerlendirme modeli kullanılır ve kısa liste oluşturulur.

Son çalışmada seçilen tedarikçiyle imzalanan sözleşmede teslimat gecikmesi, fiyat değişikliği ve kapsam artışı yaşanan bir senaryo ele alınır. İhale taahhütleri ile sözleşme hükümleri karşılaştırılarak değişiklik, performans ve ticari aksiyon planı hazırlanır.

Kimler Katılmalı?

• Satınalma yöneticileri ve uzmanları
• Stratejik satınalma ve kategori yönetimi ekipleri
• İhale ve teklif süreçlerinde görev alan profesyoneller
• Teknik satınalma ve proje satınalma ekipleri
• Sözleşme yönetimi ekipleri
• Tedarik zinciri yöneticileri ve uzmanları
• Teknik şartname hazırlayan mühendislik ekipleri
• Finans ve mali kontrol ekipleri
• İç kontrol ve süreç yönetimi ekipleri
• Tedarikçi seçimi ve ticari değerlendirme süreçlerinde görev alan yöneticiler

Eğitim Yöntemi

Eğitim; ihale dosyası hazırlama çalışmaları, şartname örnekleri, teklif karşılaştırmaları, ağırlıklı değerlendirme tabloları, tedarikçi seçim vakaları ve sözleşme uygulama senaryoları üzerinden uygulamalı biçimde yürütülür.

Katılımcılar ihale sürecini yalnızca teklif alma faaliyeti olarak değil; ihtiyaç tanımı, rekabet, değerlendirme, karar, sözleşme ve performans yönetiminin birbirini tamamladığı bütünleşik bir satınalma süreci olarak ele alır.

Kuruma özel programlarda anonimleştirilmiş gerçek şartnameler, teklif tabloları, değerlendirme kriterleri ve sözleşme örnekleri kullanılarak kurumun mevcut ihale süreçleri üzerinde uygulama ve gelişim çalışmaları gerçekleştirilebilir.

Süre

14 Saat / 2 Tam Gün

Kurumun gerçek ihale ve sözleşme örnekleri üzerinden ihale dosyası, değerlendirme modeli ve sözleşme takip yapısının ayrıntılı olarak geliştirilmesi istenirse program üç günlük uygulamalı çalıştaya genişletilebilir.