Eğitimin Amacı

Eğitimin amacı; katılımcıların etik ihlal ve ihbar bildirimlerini sistematik biçimde değerlendirebilmeleri, soruşturma gerektiren olayları doğru sınıflandırabilmeleri ve tarafsız, gizli, kanıta dayalı ve profesyonel bir iç soruşturma süreci yürütebilmeleridir.

Program kapsamında etik ihlal türleri, ihbar kanallarının tasarımı, gizlilik ve misillemeye karşı koruma, ilk değerlendirme ve vaka önceliklendirme, soruşturma planı, belge ve elektronik kanıt, mülakat teknikleri, bulguların değerlendirilmesi, soruşturma raporlaması ve düzeltici faaliyetler birlikte ele alınır.

Katılımcıların yalnızca olayın gerçekleşip gerçekleşmediğine odaklanmaları yerine; olayın kök nedenini, kontrol zayıflıklarını, yönetim ve kültür boyutlarını da değerlendirerek soruşturma sonuçlarını kurumsal öğrenmeye dönüştürebilmeleri üzerinde durulur.

Eğitim Sonunda Katılımcılar Neler Yapabilir?

• Etik İhlalleri Sınıflandırma: Çıkar çatışması, rüşvet, taciz, suistimal, bilgi kötüye kullanımı ve diğer etik ihlal türlerini sistematik biçimde ayırabilir.
• İhbar Mekanizması Tasarlama: Çalışan ve üçüncü tarafların güvenli biçimde bildirim yapabilecekleri erişilebilir kanallar oluşturabilir.
• Gizlilik ve Misilleme Riskini Yönetme: Bildirim sahibinin ve soruşturma taraflarının bilgilerinin korunmasına yönelik uygun kontrol mekanizmaları geliştirebilir.
• İlk Değerlendirme Yapma: Gelen bildirimin ciddiyetini, güvenilirliğini, kapsamını ve acil müdahale gereksinimini değerlendirebilir.
• Soruşturma Planı Hazırlama: İddiaları soruşturma sorularına dönüştürerek kapsam, sorumlu, süre ve kanıt kaynaklarını belirleyebilir.
• Kanıt Bütünlüğünü Koruma: Belge, kayıt ve elektronik kanıtların toplanması, saklanması ve izlenebilirliğini sağlayabilir.
• Soruşturma Mülakatı Gerçekleştirme: Bildirim sahibi, tanık ve iddia konusu kişilerle yapılandırılmış ve tarafsız görüşmeler gerçekleştirebilir.
• Çelişkili Bilgileri Değerlendirme: Beyan, belge, sistem kaydı ve diğer kanıtlar arasındaki tutarsızlıkları analiz edebilir.
• Bulguları Kanıt Temelli Oluşturma: İddiaları doğrulanmış, kısmen doğrulanmış veya doğrulanamamış sonuçlara uygun biçimde dönüştürebilir.
• Soruşturma Raporu Hazırlama: Olayı, metodolojiyi, kanıtları, sonuçları ve kontrol etkilerini açık ve tarafsız biçimde raporlayabilir.
• Kök Neden Analizi Yapma: Olayı mümkün kılan süreç, kontrol, kültür ve yönetim zayıflıklarını belirleyebilir.
• Düzeltici Faaliyetleri İzleme: Disiplin kararlarının ötesine geçerek kontrol, süreç ve kültür geliştirme aksiyonlarının etkinliğini takip edebilir.

Eğitim İçeriği

Etik İhlaller ve İç Soruşturmanın Kurumsal Çerçevesi

• Etik ihlal, uyum ihlali, suistimal ve disiplin vakalarının birbirinden ayrıştırılması
• Rüşvet, çıkar çatışması, taciz, gizli bilgi kullanımı ve varlık suistimali örneklerinin değerlendirilmesi
• Etik kod, şirket politikaları ve davranış kurallarının soruşturma kriteri olarak kullanılması
• Hukuk, insan kaynakları, uyum, iç denetim ve yönetimin rollerinin ayrıştırılması
• Bağımsızlık, tarafsızlık ve çıkar çatışmasının soruşturma ekibi açısından değerlendirilmesi
• Soruşturma sürecinin yönetişim ve eskalasyon yapısının oluşturulması

İhbar Mekanizmalarının Tasarlanması ve Yönetilmesi

• Telefon, elektronik portal, e-posta ve diğer bildirim kanallarının kullanım alanlarının değerlendirilmesi
• Anonim ve kimliği açıklanan bildirimlerin yönetilmesine ilişkin süreçlerin oluşturulması
• Bildirim kategorilerinin ve vaka kayıt sisteminin yapılandırılması
• Gizlilik ve kişisel bilgiye erişim kontrollerinin oluşturulması
• Misillemeye karşı koruma mekanizmalarının ve izleme süreçlerinin geliştirilmesi
• İhbar kanalının çalışan güveni, farkındalık ve erişilebilirlik açısından etkinliğinin değerlendirilmesi

İlk Değerlendirme, Vaka Sınıflandırması ve Önceliklendirme

• İhbarın yeterli bilgi içerip içermediğinin ilk aşamada değerlendirilmesi
• İddianın kurum politikası, etik kod veya mevzuat açısından sınıflandırılması
• Finansal etki, itibar, çalışan güvenliği ve yönetim katılımının risk kriteri olarak kullanılması
• Üst yönetimi veya kritik pozisyonları ilgilendiren vakalarda özel eskalasyon sürecinin oluşturulması
• Acil kanıt koruma veya işlem durdurma gerektiren durumların belirlenmesi
• Soruşturma, yönlendirme, kapatma veya ilave bilgi talebi kararlarının oluşturulması

Soruşturmanın Planlanması ve Kanıt Stratejisi

• İddiaların açık ve test edilebilir soruşturma sorularına dönüştürülmesi
• Soruşturma kapsamının ve sınırlarının belirlenmesi
• Belge, sistem kaydı, e-posta, işlem ve diğer bilgi kaynaklarının tespit edilmesi
• Soruşturma ekibinin yetkinlik ve bağımsızlık açısından oluşturulması
• Görüşme yapılacak kişilerin sıralamasının ve zamanlamasının planlanması
• Soruşturma çalışma planı, zaman çizelgesi ve eskalasyon noktalarının oluşturulması

Belge, Elektronik Kanıt ve Veri Analizi

• Belge ve kayıtların soruşturma amacıyla sistematik biçimde toplanması
• Elektronik kayıt ve verilerin bütünlüğünün korunmasına yönelik süreçlerin değerlendirilmesi
• Kanıt zinciri ve teslim-tesellüm kayıtlarının oluşturulması
• İşlem, ödeme, erişim ve sistem loglarının olayla ilişkilendirilmesi
• Veri analitiğiyle olağandışı işlem, ilişki ve davranışların belirlenmesi
• Toplanan kanıtların güvenilirlik, tutarlılık ve ilgili olma açısından değerlendirilmesi

Soruşturma Mülakatları ve Görüşme Teknikleri

• Bildirim sahibi, tanık ve iddia konusu kişi görüşmelerinin amaçlarının ayrıştırılması
• Görüşme hazırlığında olay kronolojisi ve kanıt setinin kullanılması
• Açık uçlu, doğrulayıcı ve takip sorularının uygun sırayla kullanılması
• Yönlendirici ve önyargılı soru kullanımından kaçınılması
• Çelişkili ifadelerin belge ve diğer kanıtlarla test edilmesi
• Görüşme notları, teyit ve kayıt süreçlerinin güvenilir biçimde dokümante edilmesi

Bulguların Değerlendirilmesi ve Soruşturma Raporlaması

• Her iddianın destekleyen ve çürüten kanıtlarla birlikte değerlendirilmesi
• Kanıt standardının ve sonuca ulaşmak için gerekli güven seviyesinin belirlenmesi
• Doğrulanmış, kısmen doğrulanmış ve doğrulanamamış iddiaların sınıflandırılması
• Olay, kriter, kanıt, analiz ve sonuç arasındaki mantıksal ilişkinin kurulması
• Yorum, varsayım ve doğrulanmış olguların raporda birbirinden ayrıştırılması
• Soruşturma raporunun yönetim, hukuk ve ilgili gözetim organlarının kararlarını destekleyecek biçimde hazırlanması

Kök Neden, Düzeltici Faaliyet ve Kurumsal Öğrenme

• Olayın bireysel davranıştan mı yoksa sistemik kontrol zayıflığından mı kaynaklandığının değerlendirilmesi
• Yönetim davranışı, teşvik sistemi ve etik kültürün olay üzerindeki etkisinin incelenmesi
• Görevler ayrılığı, yetki, izleme ve diğer kontrol eksikliklerinin belirlenmesi
• Disiplin ve bireysel aksiyonlarla sistem geliştirme aksiyonlarının birbirinden ayrıştırılması
• Düzeltici faaliyetlerin sorumlu, süre ve doğrulama kriterleriyle oluşturulması
• Vaka eğilimlerinden hareketle politika, eğitim, kontrol ve kültür geliştirme gündeminin oluşturulması

Uygulamalar ve Vaka Çalışmaları

Eğitimde anonim bir ihbar vakası başlangıçtan sonuca kadar ele alınır. Katılımcılar ilk değerlendirme yapar, soruşturma kapsamını ve kanıt planını oluşturur, örnek belge ve işlem kayıtlarını değerlendirir, mülakat soruları hazırlar ve çelişkili kanıtlardan hareketle sonuç oluşturur. Vakanın sonunda soruşturma raporu, kök nedenler ve düzeltici faaliyetler değerlendirilir.

Kimler Katılmalı?

• Uyum ve etik yöneticileri ile uzmanları
• İç denetçiler ve iç denetim yöneticileri
• Hukuk müşavirleri ve hukuk ekipleri
• İnsan kaynakları yöneticileri ve çalışan ilişkileri ekipleri
• Suistimal ve hile inceleme ekipleri
• İç kontrol ve risk yönetimi profesyonelleri
• İhbar hattı ve etik bildirim süreçlerinden sorumlu çalışanlar
• Kurumsal güvenlik ve soruşturma ekipleri
• Denetim komitesi ve etik komitesi çalışmalarına destek veren profesyoneller
• Kurumsal iç soruşturma metodolojisi geliştirmek isteyen kurum ekipleri

Eğitim Yöntemi

Program; kısa kavramsal açıklamalar, ihbar değerlendirme senaryoları, soruşturma planı hazırlama, kanıt analizi, vaka kronolojisi, mülakat soru tasarımı, çelişkili ifade analizi ve soruşturma raporu geliştirme çalışmalarıyla yürütülür. Eğitim boyunca aynı vaka adım adım ilerletilerek bütün soruşturma süreci uygulamalı biçimde görülür.

Kuruma özel programlarda anonimleştirilmiş etik ihlal vakaları, mevcut ihbar prosedürleri, etik kodlar ve soruşturma metodolojileri kullanılabilir. Böylece kurumun mevcut uygulamaları üzerinden süreçteki kontrol, yönetişim ve dokümantasyon boşlukları değerlendirilebilir.

Süre

14 Saat / 2 Tam Gün

Kuruma ait anonimleştirilmiş gerçek vakalar üzerinden kapsamlı soruşturma simülasyonu, mülakat uygulaması ve soruşturma raporu geliştirme çalışması yapılması istenirse program üç günlük ileri uygulama formatına genişletilebilir.

Bu Eğitimi Kurumunuza Özel Planlayalım

Programı kurumunuzun etik kodu, ihbar kanalları, soruşturma prosedürleri ve organizasyon yapısına göre özelleştirebiliriz. Anonimleştirilmiş vakalar üzerinden ihbar değerlendirme, soruşturma planlama, kanıt analizi, mülakat ve raporlama çalışmaları gerçekleştirilebilir; kuruma özgü iç soruşturma metodolojisi ve gelişim alanları oluşturulabilir. Eğitim yüz yüze veya canlı online olarak planlanabilir.

KURUMSAL EĞİTİM TALEBİ OLUŞTUR

Telefon: 0216 675 61 50 E-posta: info@integralakademi.com